जब मेहमानों को आपकी ज़रूरत हो, तब तैयार रहें

सही समय पर किया जाने वाला स्पष्ट कम्युनिकेशन पाँच-सितारा मेज़बानी की चाबी है। मेहमान कहते हैं कि उनके लिए मददगार निर्देशों के साथ-साथ उनके सवालों का तेज़ी से जवाब मिलना बहुत ज़रूरी होता है। सैंटा फ़े, न्यू मेक्सिको की सुपर मेज़बान सैडी कहती हैं, “अच्छे कम्युनिकेशन से मेहमानों को महसूस होता है कि उनका खयाल रखा जा रहा है और यही मेज़बानी की मुख्य भावना है।”

मेहमानों को सही समय पर ज़रूरी जानकारी देने की भरसक कोशिश करें।

लोगों को यात्रा करते समय बहुत सारी चीज़ें मैनेज करनी होती हैं। उन्हें सही वक्त पर सही जानकारी दें। उन्हें इतनी जानकारी न दें कि उनके लिए उसे समझना मुश्किल हो जाए।

• शेड्यूल किए गए मैसेज का इस्तेमाल करें। इनकी मदद से आप खास जानकारियाँ तब शेयर कर सकते हैं, जब मेहमानों को उनकी सबसे ज़्यादा ज़रूरत होती है। मिसाल के तौर पर, कई मेज़बान चेक इन से एक दिन पहले भेजे जाने वाले शेड्यूल किए गए स्वागत मैसेज में अपनी लिस्टिंग तक पहुँचने के दिशानिर्देश शामिल कर देते हैं।

• सुविधाओं के निर्देश बारीकी से तैयार करें। ज़रूरी चीज़ें कहाँ पर मिलेंगी इसकी स्पष्ट जानकारी दें, साथ ही लिस्टिंग में मौजूद डिवाइस और उपकरणों का इस्तेमाल करने के चरण-चर-चरण निर्देश तैयार करें।

• उपयोगी जानकारियों को अलग-अलग जगहों पर चिपकाएँ। आप थर्मोस्टैट और आउटडोर ग्रिल के करीब उन्हें इस्तेमाल करने का तरीका चिपका सकते हैं और साथ ही इस जानकारी को अपने सुविधाओं के निर्देश में भी शामिल कर सकते हैं। ध्यान रहे कि मेहमानों को ज़रूरी जानकारी ढूँढ़ने के लिए ज़्यादा मेहनत न करनी पड़े।

मेहमान आपसे फ़ौरन जवाब पाने की उम्मीद करते हैं, खासतौर पर चेक इन के दिन या समस्याएँ आने पर। ठहरने के दौरान अगर ऐसे सवाल सामने आते हैं जिनका जवाब तुरंत देना ज़रूरी नहीं है, तो उनका 12 घंटे के अंदर जवाब दें। आकस्मिक मामलों में, जैसे कि अगर अंदर दाखिल होने के लिए चाबी नहीं मिल रही है, आपको एक घंटे के अंदर जवाब दे देना चाहिए।

• नोटिफ़िकेशन सेट अप करें। अपने मेहमानों के हर नए मैसेज की जानकारी पाते रहने के लिए Airbnb ऐप का इस्तेमाल करें। ऐप में मौजूद पुश नोटिफ़िकेशन सेवा के लिए ऑप्ट इन करें, अपने डिवाइस का साउंड ऑन करके उसे अपने आस-पास रखें और मेहमानों को ठहरने के दौरान नियमित अवधि में मैसेज चेक करते रहें।

• क्या आपके पास बैकअप प्लान है। जब आप उपलब्ध न हों, तो मेहमानों को किसी और से मदद मुहैया करवाएँ। किसी साथी मेज़बान या अन्य सहायक व्यक्ति की सेवाएँ लें और मेहमानों को उनकी संपर्क जानकारी दें।

• झटपट जवाबों का इस्तेमाल करें। इनकी मदद से आप कुछ खास तरह के सवालों के जवाब पहले से लिखकर रख सकते हैं और वक्त आने पर ऐसे सवालों का और भी तेज़ी से उत्तर दे सकते हैं। मिसाल के तौर पर, एक ऐसा झटपट जवाब बना सकते हैं, जिसमें आपके आस-पास के करीबी पसंदीदा रेस्टोरेंट की लिस्ट होगी। यह लिस्ट मेहमानों को तब भेजी जाएगी, जब वे स्थानीय सुझावों का अनुरोध करेंगे।

हर स्थिति को मेहमान के नज़रिए से देखने की कोशिश करें, खासतौर पर जब सब कुछ योजना के मुताबिक न चल रहा हो।

• ठंडे दिमाग से काम लें। अनचाही समस्याएँ किसी के लिए भी चुनौती खड़ी कर सकती हैं। कुछ गहरी साँसें लें और समस्या को हल करने पर ध्यान केंद्रित करें।
• पारदर्शी बनें। मेहमानों को बताएँ कि आपको उनका अनुरोध मिल गया है और आप उस पर काम कर रहे हैं। मेहमानों को समस्या के समाधान का अनुमानित समय बताएँ और यह भी कि आप उन्हें स्थिति की ताज़ा जानकारी कैसे देते रहेंगे।
• हमदर्दी के साथ जवाब दें। खुद को मेहमानों की जगह पर रखकर देखें। जब वे अपने घर से दूर होते हैं, तो छोटी-छोटी समस्याएँ भी उन्हें परेशान कर सकती हैं।

हो सकता है इस लेख में मौजूद जानकारी पब्लिकेशन के बाद बदल गई हो।