मेज़बानी से जुड़ी चुनौतियों को रोकने में कैसे मदद करें

आपकी तमाम कोशिशों के बावजूद, समस्याएँ आ ही जाती हैं। शायद मेहमान को आपकी छोड़ी हुई चाबी न मिले या प्लंबिंग में अचानक ही कोई समस्या आ जाए। हालाँकि बड़ी समस्या के आने का बहुत ही कम अंदेशा होता है, फिर भी सफल मेज़बान पहले से हर दुश्वारी से निपटने की योजना बनाकर चलते हैं।

यहाँ बताया गया है कि ओकलैंड, कैलिफ़ोर्निया की सुपर मेज़बान डायना मेज़बानी के दौरान आने वाली चुनौतियों से निपटने के क्या सुझाव देती हैं।

मेज़बानी का व्यवसाय दरअसल समुदाय से जुड़ा होता है और उस समुदाय में वे लोग शामिल होते हैं, जिनकी मदद से आपका मेज़बानी व्यवसाय बिना किसी परेशानी के चलता है।

डायना कहती हैं, “हमारे पास प्लंबर, इलेक्ट्रीशियन और घरेलू सफ़ाईकर्मी के नाम और नंबर हैं और हम उन्हें कभी भी बुला सकते हैं।” और जब डायना खुद शहर से बाहर जाती हैं, तो उनकी बहन फ़ोन पर उनकी जगह मेज़बान की भूमिका निभाती हैं। “अगर कोई समस्या आ जाती है, तो हम कभी उससे निपटने के लिए अकेले नहीं होते।”

टपकने वाले पाइप या खराब हीटर को फ़ौरन ठीक करने के लिए तैयार रहने से बेहतर भला क्या होगा? समस्याओं के आने से पहले ही उन्हें रोकना।

डायना कहती हैं, “मेरे पास रखरखाव की एक चेकलिस्ट है, जिसकी मैं हर साल जाँच करती हूँ।” “इनमें से कुछ काम मैं खुद करती हूँ और कुछ के लिए पेशेवर सेवाएँ लेती हूँ। हर जगह अलग होती है, लेकिन यह समझना बहुत ज़रूरी है कि अपनी जगह को मेहमानों के लिए चाक-चौबंद बनाए रखने के लिए आपको क्या करना होगा।”

डायना की वार्षिक रखरखाव चेकलिस्ट में नीचे दिए गए काम शामिल हैं :

• गटर से पत्ते और अन्य कूड़ा-करकट हटाना
• सभी हीटिंग, वेंटिलेशन और एयर कंडीशनिंग यूनिट की जाँच करके देखना कि वे ठीक से काम कर रहे हैं
• आसानी से पहुँच में न आने वाली स्काईलाइट को धोना, ताकि उनकी जगह अच्छी तरह रोशन रहे

मेहमानों के साथ ईमानदारी से पेश आना और उन्हें वास्तविकता की पूरी जानकारी देना ही असरदार बातचीत का दूसरा नाम है।

डायना कहती हैं, “मुझे लगता है कि खुलकर बताना, ज़रूरत से ज़्यादा वादे करने से कहीं बेहतर होता है।” “अगर मेरे पास किसी समस्या का समाधान नहीं है, तो भी मैं मेहमान को बता देती हूँ कि मैं उसे सुलझाने में जुटी हुई हूँ।”

इसलिए जब एक मेहमान के आने से ठीक पहले पाइप फट गया था, तो डायना ने तुरंत फ़ोन उठाकर मेहमान को इसकी जानकारी दी।

डायना कहती हैं, “मैंने मेहमान को कॉल करके बताया कि हम किस समस्या का सामना कर रहे थे और उनसे पूछा कि अगर मैं उनके चेक इन का समय आगे बढ़ा दूँ, तो उन्हें कोई एतराज़ तो नहीं होगा।” “मैंने उन्हें तयशुदा समय के बाद चेक आउट करने का ऑफ़र भी दिया, जो उन्हें इतना पसंद आया कि उन्हें मेरा शुक्रिया अदा करते हुए एक नोट लिखकर मुझे वाइन की एक बोतल भेंट की। बहुत से मेहमान खुली बातचीत और आभार जताने की छोटी-छोटी तरकीबों के कायल होते हैं—फिर चाहे वह वाइन हो या फिर लोकल कॉफ़ी शॉप का कोई गिफ़्ट कार्ड।”

डायना कहती हैं, “हमारे दरवाज़े थोड़े अलग हैं, इसलिए मेहमान अक्सर उन्हें खोलने का तरीका नहीं जानते, हालाँकि मैंने सुविधाओं और चेक इन से संबंधित निर्देशों में उन्हें खोलने का तरीका बताया है।” “जब ऐसा होता है, तो मैं हमेशा उनकी शिकायतों को सुनती हूँ और फ़ोन पर या व्यक्तिगत रूप से उनके साथ धैर्य के साथ बात करती हूँ।”

कुछ ऐसी चीज़ें, जिन्हें डायना ने बरसों से अपने मेहमानों की बातें सुनकर जाना है :

• चेक इन को और भी आसान बनाने के लिए बिना चाबी के एंट्री की सुविधा दें
• बाहरी जगहों पर रोशनी का बढ़िया इंतज़ाम रखें, ताकि मेहमान अंधेरे में भी सकुशल आ सकें
• मेहमानों से उनकी यात्रा के बारे में पहले से जानकारी ले लें और उन्हें चेक इन और चेक आउट का समय फिर से याद दिला दें

मेहमानों का समय से पहले आ जाना, देर से चेक आउट करना और साफ़-सफ़ाई से जुड़ी समस्याएँ चुनौतियाँ खड़ी कर सकती हैं। यहाँ पर संभावित समस्याओं की आशंका को कम करने के लिए कुछ तरकीबें दी गई हैं :

• चेक इन और चेक आउट का स्पष्ट समय बताएँ और साथ ही ऐसा करने के पीछे अपना कारण भी बताएँ (“कृपया 3:00 p.m. से पहले चेक इन न करें, ताकि सफ़ाई कर्मियों को आपका कमरा तैयार करने का वक्त मिल सके”)
• साफ़-सफ़ाई के लिए और ज़्यादा समय चाहिए हो, तो रिज़र्वेशन से जुड़ी अपनी पसंद सेट करें
• अगर आप जानते हैं कि मेहमान जल्दी आने वाले हैं, तोमेहमानों को सामान रखने की जगह देने पर विचार करें
• अपनी लिस्टिंग के ब्यौरे और चेक इन निर्देशों मेंमुख्य विवरण शामिल करें— ताकि मेहमान समझ सकें कि उन्हें क्या उम्मीद रखनी चाहिए—जैसे कि वे आपकी जगह में दाखिल कैसे हो सकते हैं, आपकी जगह कैसी दिखती है वगैरह

• उन्हें आपके यहाँ मौजूद सुविधाओं के बारे में निर्देश दें, जिसमें वाईफ़ाई से कनेक्ट होने और थोड़े पेचीदा उपकरणों का इस्तेमाल करने के निर्देश शामिल हों